Agenzia Viaggi

La gestione piu’ importante della EPROM COMPUTERS, e’ l’ AGENZIA VIAGGI.

Per la sua strutturazione e per il suo sviluppo, molto importanti sono state le indicazioni delle varie agenzie nostre clienti.

Sono ormai molti anni che la gestione ha preso vita e che e’ cambiata con le necessita’, che ogni volta anno si sono presentate nella registrazione e nella emissione di documenti delle pratiche in essere.

La procedura prevede l’INCOMING da parte dell’agenzia e quindi tutta la gestione completa della pratica, dall’inserimento con emissione di documenti, alla registrazione degli acconti e saldi versati da privati e/o agenzie, alla emissione delle fatture di commissione.

La movimentazione delle pratiche prevede sia l’INTERMEDIAZIONE che il 74TER, con i rispettivi movimenti  contabili.

Fulcro principale della gestione e’ il programma di BOOKING per il controllo delle disponibilita’ e l’eventuale inserimento di richiesta del soggiorno.

Da questa gestione si hanno a video molti parametri che caratterizzano la camera o l’appartamento da proporre come:

 Le date di disponibilita’ dell’immobile.

 La struttura di appartenenza e la sua conformazione.

 Il suo dislocamento logistico.

 Il numero massimo di persone che possono soggiornarvi.

 Il giorno di inizio soggiorno e il minimo dei giorni richiesti dal proprietario.

 La scadenza dell’allotment delle camere.

 Eventuali promozioni nel periodo ed altro ancora.

Dalla maschera di prenotazione, si puo’ anche effettuare un rapido calcolo del prezzo di soggiorno a seconda delle date e delle condizioni di pernottamento e del tipo di iniziativa da applicare.

Grazie alla programmazione effettuata e alle possibilita’ che il s.o. THEOS ha nelle proprie caratteristiche, si ha la possibilita’ di accedere alla gestione BOOKING da parte di piu’ persone, mentre un programma di controllo vigilira’ su eventuali e contemporanei accessi alla medesima struttura, garantendo al primo degli utenti arrivato alla fase di prenotazione, di accedere ad essa e avvertendo gli altri di chi sta in quel momento gestendo la camera.

Oltre al soggiorno si aggiungere per il calcolo finale, tutti quei addebiti necessari al completamento della pratica come per esempio noleggi, biglietti navi, pulizie, assicurazioni, treno, aereo od altro.

Proprio nella gestione dei biglietti navi il programma si e’ sviluppato in maniera piu’ importante, in quanto e’ alla base delle richieste di addebiti principali per la nostra zona.

Al completamento della conferma di prenotazione, verranno prima visualizzati i calcoli relativi con possibilita’ di variare prima della conferma finale, i parametri di richiesta di acconto e saldo sia come importo, sia come date e poi emesse lettere all’agenzia e/o al cliente prenotante, lettera di conferma all’hotel e voucher. Tutte naturalmente saranno correlate delle provvigioni riconosciute e calcolate a seconda delle tabelle preventivamente inserite.

La gestione dell’AGENZIA VIAGGI  a questo punto si ripartisce in:

 Caricamento di acconto e saldi pratiche, pagamenti di acconti/saldi e emissione delle fatture all’hotel.

 Controllo completo dello scadenze di pagamento delle agenzie con facolta’ di stampare solleciti.

 Registrazione delle fatture di provvigioni delle agenzie e della fatture di carico del 74TER, nel pagamento all’hotel fornitore e stampe registri 74TER.

In pratica tutta quella parte di registrazione contabile e non richiesta da una gestione perfetta della pratica emessa.

Tutti i movimenti contabili, saranno riportati nella CONTABILITA’ GENERALE in maniera chiara e automatica, gestendo a seconda delle impostazioni date al momento della configurazione, corrispettivi o i depositi.

Questo non e’ altro che un breve riassunto delle potenzialita’ che i programma propone.

L’evoluzione dello stesso e’ sempre in essere in quanto grazie al rapporto che lega la EPROM COMPUTERS con il propri clienti, le migliorie come gli aggiornamenti vengono analizzate insieme per garantire sempre la miglior soluzione possibile.

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